Verslagperiode

Het project is opgedeeld in verslagperioden, meestal van 12 of 18 maanden. Aan het einde van elke periode dient het consortium een periodiek verslag in: een technisch deel dat het verrichte werk afzet tegen bijlage 1, en financiële staten van elke begunstigde met de kosten over die periode.

De termijn is kort (doorgaans 60 dagen na afloop van de periode) en hij valt op het moment dat iedereen druk is met de volgende fase van het werk. De coördinator moet binnen dat venster de bijdragen van elke partner verzamelen, controleren en samenvoegen, wat in de praktijk betekent dat hij er ruim vóór het einde van de periode om vraagt.

Het technische deel wordt getoetst aan wat bijlage 1 beloofde, niet aan wat achteraf interessant bleek. Deliverables die in de periode vallen, moeten zijn geleverd of worden toegelicht; afwijkingen moeten eerlijk worden beschreven en onderbouwd. Beoordelaars zijn doorgaans redelijk over veranderde omstandigheden en onverbiddelijk over stilzwijgen.

De financiële staten zijn per begunstigde en elke partner staat in voor zijn eigen cijfers. De coördinator kan de cijfers van een partner niet corrigeren, alleen erachteraan zitten, en daarom vertraagt een partner met een zwakke interne administratie de betaling voor het hele consortium.

Betaling volgt op acceptatie, niet op indiening. Vragen van de projectofficier zetten de klok stil, en een verslag dat moet worden herzien kan maanden bij de betaaldatum optellen. Het consortium dat rapportage als administratieve bijzaak behandelt, merkt het gevolg in zijn eigen kasstroom.