Rapporteringsperiode

Prosjektet deles i rapporteringsperioder, vanligvis 12 eller 18 måneder. Ved slutten av hver leverer konsortiet en perioderapport: en faglig del som beskriver arbeidet mot vedlegg 1, og regnskaper fra hver tilskuddsmottaker som oppgir kostnadene for perioden.

Fristen er kort (typisk 60 dager etter at perioden er ute) og den lander når alle er opptatt med neste fase av arbeidet. Koordinatoren må samle inn, kontrollere og konsolidere bidrag fra hver partner innenfor det vinduet, og det betyr i praksis å be om dem i god tid før perioden stenger.

Den faglige delen bedømmes mot det vedlegg 1 lovet, ikke mot det som viste seg å være interessant. Leveranser med forfall i perioden må leveres eller forklares; avvik må beskrives ærlig og begrunnes. Ekspertene er stort sett rimelige om endrede forutsetninger og ubarmhjertige mot taushet.

Regnskapene er per tilskuddsmottaker, og hver partner attesterer sitt eget. Koordinatoren kan ikke rette en partners tall, bare purre på dem, og derfor forsinker en partner med svak intern regnskapsføring utbetalingen for alle i konsortiet.

Utbetaling følger godkjenning, ikke innlevering. Spørsmål fra prosjektets project officer stopper klokken, og en rapport som må revideres, kan legge måneder til utbetalingsdatoen. Konsortiet som behandler rapportering som en administrativ ettertanke, oppdager konsekvensen i sin egen likviditet.