Afrapporteringsperiode

Projektet er delt i afrapporteringsperioder, som regel på 12 eller 18 måneder. Ved slutningen af hver indsender konsortiet en periodrapport: en faglig del, der beskriver arbejdet op mod bilag 1, og regnskaber fra hver tilskudsmodtager, der anmelder deres omkostninger for perioden.

Fristen er kort (typisk 60 dage efter periodens udløb) og den lander, mens alle er optaget af næste fase af arbejdet. Koordinatoren skal indsamle, kontrollere og samle bidrag fra hver partner inden for det vindue, og det betyder i praksis at bede om dem i god tid, før perioden slutter.

Den faglige del bedømmes op mod det, bilag 1 lovede, ikke op mod det, der viste sig at være interessant. Leverancer med frist i perioden skal leveres eller forklares; afvigelser skal beskrives ærligt og begrundes. Reviewere er som regel rimelige over for ændrede vilkår og utilgivelige over for tavshed.

Regnskaberne er pr. tilskudsmodtager, og hver partner attesterer sit eget. Koordinatoren kan ikke rette en partners tal, kun rykke for dem, og derfor forsinker en partner med svagt internt regnskab udbetalingen for alle i konsortiet.

Udbetaling følger godkendelse, ikke indsendelse. Spørgsmål fra projektofficeren sætter uret i bero, og en rapport, der skal rettes, kan lægge måneder til udbetalingsdatoen. Det konsortium, der behandler afrapportering som en administrativ eftertanke, opdager konsekvensen i sin egen likviditet.