Okres sprawozdawczy

Projekt dzieli się na okresy sprawozdawcze, zwykle 12 albo 18 miesięcy. Na koniec każdego konsorcjum składa raport okresowy: część merytoryczną opisującą wykonane prace wobec załącznika 1 oraz zestawienia finansowe od każdego beneficjenta z jego kosztami za ten okres.

Termin jest krótki (zwykle 60 dni po zakończeniu okresu) i wypada wtedy, gdy wszyscy są zajęci następną fazą prac. Koordynator musi w tym oknie zebrać, sprawdzić i scalić wkłady od każdego partnera, co w praktyce oznacza proszenie o nie długo przed zamknięciem okresu.

Część merytoryczną ocenia się wobec tego, co obiecywał załącznik 1, a nie wobec tego, co okazało się ciekawe. Produkty przypadające na okres trzeba dostarczyć albo wyjaśnić; odstępstwa trzeba opisać uczciwie i uzasadnić. Recenzenci są zwykle rozsądni wobec zmienionych okoliczności i bezlitośni wobec milczenia.

Zestawienia finansowe składa każdy beneficjent i każdy partner poświadcza własne. Koordynator nie może poprawić liczb partnera, może go tylko gonić, dlatego partner ze słabą księgowością wewnętrzną opóźnia płatność wszystkim w konsorcjum.

Płatność idzie za przyjęciem, a nie za złożeniem. Pytania od opiekuna projektu zatrzymują zegar, a raport wymagający poprawy potrafi dodać miesiące do daty płatności. Konsorcjum traktujące sprawozdawczość jako administracyjny dodatek odkrywa skutek we własnym przepływie gotówki.