Período de relato

O projeto é dividido em períodos de relato, normalmente de 12 ou 18 meses. No fim de cada um, o consórcio entrega um relatório periódico: uma parte técnica que descreve o trabalho feito face ao anexo 1, e demonstrações financeiras de cada beneficiário a declarar os seus custos do período.

O prazo é curto (tipicamente 60 dias após o fim do período) e cai quando toda a gente está ocupada com a fase seguinte do trabalho. O coordenador tem de recolher, verificar e consolidar contributos de todos os parceiros dentro dessa janela, o que na prática significa pedi-los bem antes de o período fechar.

A parte técnica é julgada face ao que o anexo 1 prometeu, e não face ao que se revelou interessante. Os entregáveis com data no período têm de ser entregues ou explicados; os desvios têm de ser descritos com honestidade e justificados. Os revisores são em geral razoáveis com circunstâncias que mudam e implacáveis com o silêncio.

As demonstrações financeiras são por beneficiário e cada parceiro certifica as suas. O coordenador não pode corrigir os números de um parceiro, apenas persegui-los, e é por isso que um parceiro com contabilidade interna fraca atrasa o pagamento a todo o consórcio.

O pagamento segue a aceitação, não a entrega. As perguntas do gestor de projeto suspendem o relógio, e um relatório que precise de revisão pode acrescentar meses à data de pagamento. O consórcio que trata o relato como uma tarefa administrativa secundária descobre a consequência na sua própria tesouraria.