Periodo de informe

El proyecto se divide en periodos de presentación de informes, normalmente de 12 o 18 meses. Al final de cada uno, el consorcio presenta un informe periódico: una parte técnica que describe el trabajo realizado respecto del Anexo 1, y los estados financieros de cada beneficiario, en los que declara sus costes del periodo.

El plazo hasta la fecha límite es corto (normalmente 60 días después de que termine el periodo) y llega cuando todo el mundo está ocupado con la siguiente fase de trabajo. El coordinador debe recopilar, comprobar y consolidar las contribuciones de todos los socios dentro de ese plazo, lo que en la práctica significa pedirlas bastante antes de que cierre el periodo.

La parte técnica se evalúa frente a lo prometido en el anexo 1, no frente a lo que acabó resultando interesante. Los entregables previstos en el periodo deben entregarse o explicarse; las desviaciones deben describirse con honestidad y justificarse. Los evaluadores suelen ser razonables ante cambios de circunstancias e implacables ante el silencio.

Los estados financieros son por beneficiario y cada socio certifica los suyos. El coordinador no puede corregir las cifras de un socio; solo puede reclamarlas, y por eso un socio con una contabilidad interna poco sólida retrasa el pago para todo el consorcio.

El pago llega tras la aceptación, no tras la presentación. Las preguntas del responsable de proyecto suspenden el cómputo, y un informe que necesita revisión puede añadir meses a la fecha de pago. El consorcio que trata la presentación de informes como un trámite administrativo secundario descubre la consecuencia en su propio flujo de caja.