Période de référence

Le projet est découpé en périodes de référence, en général de 12 ou 18 mois. À la fin de chacune, le consortium remet un rapport périodique : une partie technique décrivant les travaux réalisés au regard de l'annexe 1, et les états financiers de chaque bénéficiaire déclarant ses coûts de la période.

Le délai est court (typiquement 60 jours après la fin de la période) et il tombe quand tout le monde est pris par la phase suivante. Le coordinateur doit collecter, vérifier et consolider les contributions de chaque partenaire dans cette fenêtre, ce qui veut dire en pratique les demander bien avant la clôture de la période.

La partie technique se juge sur ce que l'annexe 1 promettait, non sur ce qui s'est révélé intéressant. Les livrables dus dans la période doivent être livrés ou expliqués ; les écarts doivent être décrits honnêtement et justifiés. Les experts sont en général raisonnables devant des circonstances changées et sans indulgence devant le silence.

Les états financiers sont établis par bénéficiaire et chaque partenaire certifie les siens. Le coordinateur ne peut pas corriger les chiffres d'un partenaire, seulement les relancer, et c'est pourquoi un partenaire à la comptabilité interne faible retarde le paiement de tout le consortium.

Le paiement suit l'acceptation, non la remise. Les questions du chargé de projet suspendent le compteur, et un rapport à reprendre peut ajouter des mois à la date de paiement. Le consortium qui traite le rapport périodique comme une corvée administrative en découvre la conséquence dans sa propre trésorerie.