Perioadă de raportare

Proiectul se împarte în perioade de raportare, de regulă de 12 sau 18 luni. La finalul fiecăreia, consorțiul depune un raport periodic: o parte tehnică, ce descrie activitatea față de anexa 1, și situații financiare de la fiecare beneficiar, care își declară costurile perioadei.

Termenul este scurt (de regulă 60 zile după încheierea perioadei) și cade exact când toată lumea este ocupată cu faza următoare de lucru. Coordonatorul trebuie să colecteze, să verifice și să consolideze contribuțiile fiecărui partener în acea fereastră, ceea ce în practică înseamnă să le ceară cu mult înainte de închiderea perioadei.

Partea tehnică se judecă față de ce a promis anexa 1, nu față de ce s-a dovedit interesant. Livrabilele scadente în perioadă trebuie livrate sau explicate; abaterile trebuie descrise sincer și justificate. Evaluatorii sunt în general rezonabili cu circumstanțele schimbate și neiertători cu tăcerea.

Situațiile financiare sunt pe beneficiar și fiecare partener o certifică pe a sa. Coordonatorul nu poate corecta cifrele unui partener, doar le poate cere insistent, motiv pentru care un partener cu contabilitate internă slabă întârzie plata pentru tot consorțiul.

Plata urmează acceptarea, nu depunerea. Întrebările responsabilului de proiect opresc ceasul, iar un raport care trebuie revizuit poate adăuga luni la data plății. Consorțiul care tratează raportarea ca pe o formalitate administrativă descoperă consecința în propriul flux de numerar.