Izvještajno razdoblje

Projekt je podijeljen na izvještajna razdoblja, obično od 12 ili 18 mjeseci. Na kraju svakoga konzorcij podnosi periodično izvješće: tehnički dio koji opisuje obavljeni rad u odnosu na Prilog 1 i financijske izvještaje svakog korisnika s prijavljenim troškovima za to razdoblje.

Rok je kratak (obično 60 dana nakon isteka razdoblja) i pada u trenutku kad su svi zauzeti sljedećom fazom posla. Koordinator mora unutar tog razdoblja prikupiti, provjeriti i objediniti priloge svakog partnera, što u praksi znači da ih traži znatno prije nego što razdoblje završi.

Tehnički se dio ocjenjuje prema onome što je obećao Prilog 1, a ne prema onome što se pokazalo zanimljivim. Isporučevine dospjele u tom razdoblju moraju biti isporučene ili obrazložene; odstupanja treba pošteno opisati i opravdati. Ocjenjivači su općenito razumni prema promijenjenim okolnostima i neumoljivi prema šutnji.

Financijski su izvještaji po korisniku i svaki partner ovjerava svoj. Koordinator ne može ispraviti partnerove brojke, može ih samo požurivati, zbog čega partner sa slabim internim računovodstvom odgađa plaćanje svima u konzorciju.

Plaćanje slijedi prihvaćanje, a ne podnošenje. Pitanja projektnog službenika zaustavljaju sat, a izvješće koje treba doraditi može datum plaćanja pomaknuti za mjesece. Konzorcij koji izvještavanje tretira kao administrativnu sporednu stvar posljedicu otkriva u vlastitom novčanom toku.