Rapporteringsperiod

Projektet delas in i rapporteringsperioder, oftast 12 eller 18 månader. Vid slutet av varje lämnar konsortiet en periodrapport: en teknisk del som beskriver arbetet mot bilaga 1, och ekonomiska redovisningar från varje stödmottagare som anger deras kostnader för perioden.

Fristen är kort (typiskt 60 dagar efter att perioden slutat) och den landar när alla är upptagna med nästa fas av arbetet. Koordinatorn måste samla in, kontrollera och sammanställa bidrag från varje partner inom det fönstret, vilket i praktiken betyder att be om dem i god tid innan perioden stängs.

Den tekniska delen bedöms mot vad bilaga 1 lovade, inte mot vad som visade sig vara intressant. Leverabler som förfaller under perioden måste levereras eller förklaras; avvikelser måste beskrivas ärligt och motiveras. Granskare är i allmänhet resonliga om ändrade förutsättningar och oförsonliga mot tystnad.

De ekonomiska redovisningarna görs per stödmottagare och varje partner intygar sina egna. Koordinatorn kan inte rätta en partners siffror, bara jaga dem, vilket är varför en partner med svag intern redovisning försenar utbetalningen för alla i konsortiet.

Betalningen följer godkännande, inte inlämning. Frågor från projekthandläggaren stoppar klockan, och en rapport som behöver revideras kan lägga månader till betalningsdatumet. Det konsortium som behandlar rapporteringen som en administrativ eftertanke upptäcker följden i sin egen likviditet.