Sub-recipient e contractor a confronto

Quando giri denaro federale a un'altra organizzazione, quell'organizzazione è o un SUB-RECIPIENT o un CONTRACTOR, e la classificazione decide quanta parte delle regole della sovvenzione viaggia insieme al denaro. La stabilisce la sostanza del rapporto, non il nome che si dà al contratto.

Un sub-recipient realizza una parte del programma finanziato. I suoi risultati si misurano rispetto agli obiettivi del programma, prende decisioni di merito, è responsabile del rispetto degli obblighi del programma e usa il denaro per realizzare una finalità pubblica, non per venderti qualcosa.

Un contractor fornisce beni o servizi nell'ambito della propria normale attività, a molti acquirenti, in un mercato concorrenziale, a prezzo di mercato. Un laboratorio che vende servizi di analisi è un contractor. Un'università che porta avanti un work package con i propri ricercatori è un sub-recipient.

Le conseguenze sono rilevanti. I sub-recipient sono soggetti alla Uniform Guidance, devono ricevere nel proprio subaward una serie precisa di informazioni, concorrono alla propria soglia di single audit e devi monitorarli tu, con una valutazione del rischio prima della concessione e una vigilanza documentata durante. I contractor sono vincolati dal contratto e dai tuoi obblighi in materia di acquisti, e da nulla di più.

Come PASS-THROUGH ENTITY sei responsabile della conformità dei tuoi sub-recipient. I loro costi non ammessi diventano un rilievo tuo, e «ci avevano detto che andava bene» non è una difesa. Classifica con attenzione già in fase di proposta; riclassificare dopo significa rinegoziare il contratto e, spesso, rifare il monitoraggio.