Sub-recipient kontra contractor

Når du sender føderale midler videre til en anden organisation, er den organisation enten en SUB-RECIPIENT eller en CONTRACTOR, og klassifikationen afgør, hvor meget af bevillingens regelbog der følger med pengene. Den afgøres af forholdets indhold og ikke af, hvad aftalen kaldes.

En sub-recipient udfører en del af det finansierede program. Dens indsats måles mod programmets mål, den træffer programmæssige beslutninger, den er ansvarlig for at opfylde programmets krav, og den bruger pengene til at opfylde et offentligt formål frem for til at sælge dig noget.

En contractor leverer varer eller ydelser inden for sin normale forretning, til mange købere, på et konkurrencepræget marked, til markedspris. Et laboratorium, der sælger analyser, er en contractor. Et universitet, der kører en arbejdspakke med sine egne forskere, er en sub-recipient.

Konsekvensen er betydelig. Sub-recipients er bundet af Uniform Guidance, skal have bestemte dataelementer i deres underaftale, tæller med i deres egen tærskel for single audit og skal føres tilsyn med af dig, herunder en risikovurdering før aftalen og dokumenteret opfølgning undervejs. Contractors er bundet af kontrakten og af dine indkøbsforpligtelser og ikke af mere.

Som VIDEREGIVENDE ENHED bærer du ansvaret for dine sub-recipients' regelefterlevelse. Deres ikke-tilladte omkostninger bliver din anmærkning, og "de sagde, det var i orden" er ikke et forsvar. Klassificér bevidst allerede i ansøgningen; at omklassificere bagefter betyder, at aftalen skal genforhandles og tilsynet ofte laves om.