Sub-recipient kontra contractor

När du för federala pengar vidare till en annan organisation är den organisationen antingen en SUB-RECIPIENT eller en CONTRACTOR, och klassificeringen avgör hur mycket av bidragets regelbok som följer med pengarna. Den bestäms av relationens innehåll, inte av vad avtalet kallas.

En sub-recipient genomför en del av det finansierade programmet. Dess prestation mäts mot programmets mål, den fattar programmatiska beslut, den ansvarar för att uppfylla programmets krav, och den använder pengarna för att uppnå ett offentligt syfte snarare än för att sälja dig något.

En contractor tillhandahåller varor eller tjänster inom sin normala affärsverksamhet, till många köpare, på en konkurrensutsatt marknad, till marknadspris. Ett laboratorium som säljer analystjänster är en contractor. Ett universitet som driver ett arbetspaket med sina egna forskare är en sub-recipient.

Följden är betydande. Sub-recipients är bundna av Uniform Guidance, måste få bestämda uppgifter angivna i sitt underavtal, räknas mot sin egen tröskel för single audit, och måste följas upp av dig, inklusive en riskbedömning före beslutet och dokumenterad tillsyn under det. Contractors är bundna av avtalet och av dina upphandlingsskyldigheter, och ingenting mer.

Som FÖRMEDLANDE ORGANISATION bär du ansvaret för dina sub-recipients efterlevnad. Deras otillåtna kostnader blir din anmärkning, och ”de sa att det var i sin ordning” är inget försvar. Klassificera medvetet redan i ansökan; att klassificera om i efterhand betyder att avtalet måste omförhandlas och ofta att uppföljningen måste göras om.