Un sous-bénéficiaire exécute une partie du programme financé ; un prestataire vous vend des biens ou des services. La distinction décide qui est tenu par les conditions du financement.
Lorsque vous transmettez de l'argent fédéral à une autre organisation, celle-ci est soit un SOUS-BÉNÉFICIAIRE, soit un PRESTATAIRE, et ce classement décide quelle part du règlement du financement voyage avec l'argent. Il se détermine par la substance de la relation, non par le nom donné au contrat.
Un sous-bénéficiaire exécute une partie du programme financé. Sa performance se mesure au regard des objectifs du programme, il prend des décisions programmatiques, il répond du respect des obligations du programme, et il emploie l'argent pour accomplir une finalité publique plutôt que pour vous vendre quelque chose.
Un prestataire fournit des biens ou des services dans le cours normal de son activité, à de nombreux acheteurs, sur un marché concurrentiel, au prix du marché. Un laboratoire qui vend des prestations d'analyse est un prestataire. Une université qui pilote un lot de travaux avec ses propres chercheurs est un sous-bénéficiaire.
La conséquence est lourde. Les sous-bénéficiaires sont tenus par l'Uniform Guidance, doivent recevoir des mentions précises dans leur sous-financement, comptent pour leur propre seuil de single audit, et doivent être suivis par vous, avec une appréciation du risque avant l'attribution et un contrôle documenté pendant. Les prestataires sont tenus par le contrat et par vos obligations d'achat, et par rien d'autre.
En tant qu'ENTITÉ INTERMÉDIAIRE, vous répondez de la conformité de vos sous-bénéficiaires. Leurs coûts inadmissibles deviennent votre constat, et « ils nous avaient dit que c'était bon » n'est pas une défense. Classez délibérément dès la proposition ; reclasser après coup suppose de renégocier la convention et, souvent, de refaire le suivi.
| Uniform Guidance (2 CFR 200) | Le règlement unique des financements fédéraux américains : quels coûts sont admissibles, comment doivent se faire les achats, quand un audit est exigé. | |
| Sous-traitance | Acheter une partie des travaux du projet à un fournisseur extérieur, au prix du marché, sous contrat. | |
| Single audit | Un audit à l'échelle de l'organisation, exigé dès que ses dépenses fédérales de l'année dépassent un seuil, et non l'audit d'une subvention. |
Huit questions, aucun compte, rien n'est envoyé nulle part. Vous saurez lesquels des 1526 appels ouverts vous pouvez réellement viser avant d'avoir fini votre café.
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