Sub-recipient kontra contractor

Når du sender føderale midler videre til en annen organisasjon, er den organisasjonen enten en SUB-RECIPIENT eller en CONTRACTOR, og klassifiseringen avgjør hvor mye av tildelingens regelbok som følger med pengene. Den bestemmes av innholdet i forholdet, ikke av hva avtalen kalles.

En sub-recipient gjennomfører en del av det finansierte programmet. Innsatsen måles mot programmets mål, den tar programfaglige beslutninger, den er ansvarlig for å oppfylle programmets krav, og den bruker pengene til å oppnå et offentlig formål og ikke til å selge deg noe.

En contractor leverer varer eller tjenester innenfor sin ordinære virksomhet, til mange kjøpere, i et konkurransemarked, til markedspris. Et laboratorium som selger analysetjenester, er en contractor. Et universitet som kjører en arbeidspakke med sine egne forskere, er en sub-recipient.

Konsekvensen er betydelig. Sub-recipients er bundet av Uniform Guidance, må få bestemte dataelementer i underavtalen sin, teller mot sin egen terskel for single audit, og må følges opp av deg, med en risikovurdering før tildelingen og dokumentert oppfølging under den. Contractors er bundet av kontrakten og av dine anskaffelsesplikter, og ikke mer.

Som PASS-THROUGH ENTITY bærer du ansvaret for at dine sub-recipients følger reglene. Deres ikke-tillatte kostnader blir ditt revisjonsfunn, og «de sa det var i orden» er intet forsvar. Klassifiser bevisst allerede i søknaden; å omklassifisere i etterkant betyr å reforhandle avtalen og, ofte, å gjøre oppfølgingen på nytt.