Koszty kwalifikowalne

Koszt można przypisać do projektu tylko wtedy, gdy spełnia jednocześnie wszystkie warunki: został faktycznie poniesiony przez beneficjenta, w czasie trwania działania, był niezbędny do prac, jest możliwy do zidentyfikowania i zweryfikowania, jest ujęty w księgach beneficjenta i wynika z jego zwykłej praktyki rachunkowej. Niespełnienie choćby jednego czyni go niekwalifikowalnym, choćby wyglądał najrozsądniej.

Część kosztów jest wykluczona wprost: VAT podlegający odliczeniu, należne odsetki, straty kursowe, rezerwy na przyszłe straty lub długi, koszty już zrefundowane z innego grantu UE oraz wydatki nadmierne lub lekkomyślne. VAT podlegający odliczeniu łapie organizacje, które mogą go odzyskać, a mimo to planują kwoty brutto.

„Faktycznie poniesiony” wyklucza zobowiązania. Zamówienie podpisane w miesiącu 34 na sprzęt dostarczony po zakończeniu projektu nie jest kosztem kwalifikowalnym, tak samo jak faktura z datą wewnątrz okresu za prace wykonane poza nim. Czas sprawdza się wobec dostawy, a nie wobec papierów.

„Zwykła praktyka rachunkowa” to warunek, na którym audytorzy opierają się najmocniej. Beneficjent, który liczy koszty personelu jedną metodą na własne potrzeby, a inną na potrzeby projektu UE, straci różnicę, nawet jeśli metoda unijna byłaby dopuszczalna, gdyby stosowano ją konsekwentnie.

Praktyczna obrona jest nudna i skuteczna: obciążaj projekt tak, jak obciążasz wszystko inne, dokumentuj związek każdego kosztu z pracami i trzymaj dowody pięć lat po płatności końcowej. Kontrole przychodzą lata później i pytają o papier, a nie o wyjaśnienia.