Custos que podem ser imputados ao projeto: efetivamente incorridos, durante o projeto, necessários, identificáveis, verificáveis e registados na sua contabilidade.
Um custo só pode ser imputado ao projeto se satisfizer todas as condições ao mesmo tempo: foi efetivamente incorrido pelo beneficiário, durante a duração da ação, era necessário para o trabalho, é identificável e verificável, está registado na contabilidade do beneficiário e segue a prática contabilística habitual do beneficiário. Falhar uma que seja torna-o inelegível, por mais razoável que pareça.
Certos custos estão excluídos à partida: IVA dedutível, juros devidos, perdas cambiais, provisões para perdas ou dívidas futuras, custos já reembolsados por outra subvenção da UE, e despesa excessiva ou imprudente. O IVA dedutível é o que apanha as organizações que o podem recuperar e orçamentam na mesma o valor bruto.
«Efetivamente incorrido» exclui compromissos. Uma nota de encomenda assinada no mês 34 para equipamento entregue depois do fim do projeto não é custo elegível, e também não o é uma fatura datada dentro do período por trabalho executado fora dele. O calendário é verificado contra a entrega, não contra a papelada.
«Prática contabilística habitual» é a condição em que os auditores mais se apoiam. Um beneficiário que calcula os custos com pessoal de uma maneira para as suas contas e de outra para o projeto europeu perde a diferença, mesmo quando o método europeu teria sido admissível se tivesse sido usado com coerência.
A defesa prática é aborrecida e eficaz: impute ao projeto da mesma forma que imputa tudo o resto, documente a ligação entre cada custo e o trabalho, e guarde a prova durante cinco anos após o pagamento final. As auditorias chegam anos depois e pedem o papel, não a explicação.
| Custos reais | O método de custeio por omissão: imputa o que gastou de facto e prova-o. | |
| Custos indiretos (despesas gerais) | Despesas gerais imputadas a uma taxa fixa de 25% dos custos diretos elegíveis, sem qualquer necessidade de as justificar. | |
| Custos com pessoal | O custo do tempo do seu próprio pessoal no projeto, normalmente a maior rubrica do orçamento. | |
| Certificado das Demonstrações Financeiras (CFS) | Um certificado de auditor exigido quando um beneficiário declara custos reais acima de um limiar, habitualmente €430,000. |
Também mencionado em Ação de Investigação e Inovação (RIA), Subvenção sob a forma de montante fixo, Taxa de financiamento, Cofinanciamento, Subcontratação, Contribuição em espécie, Período de execução.
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