Způsobilé náklady

Náklad lze účtovat projektu jen tehdy, splňuje-li všechny podmínky najednou: byl skutečně vynaložen příjemcem, v době trvání akce, byl pro práci nezbytný, je identifikovatelný a ověřitelný, je zaznamenán v účetnictví příjemce a odpovídá obvyklé účetní praxi příjemce. Nesplnění kterékoli z nich ho činí nezpůsobilým, ať vypadá jakkoli rozumně.

Některé náklady jsou vyloučené rovnou: odpočitatelná DPH, dlužné úroky, kurzové ztráty, rezervy na budoucí ztráty nebo dluhy, náklady již proplacené z jiného grantu EU a výdaje nadměrné nebo lehkomyslné. Odpočitatelná DPH je ta položka, na které chybují organizace, které si ji mohou nárokovat, a přesto rozpočtují částku včetně daně.

„Skutečně vynaložený“ vylučuje závazky. Objednávka podepsaná v měsíci 34 na vybavení dodané po skončení projektu způsobilým nákladem není, a stejně tak ani faktura datovaná uvnitř období za práci provedenou mimo něj. Načasování se kontroluje proti dodání, ne proti papírům.

„Obvyklá účetní praxe“ je podmínka, o kterou se auditoři opírají nejsilněji. Příjemce, který počítá osobní náklady jedním způsobem pro vlastní účetnictví a jiným pro projekt EU, o rozdíl přijde, i kdyby metoda EU byla přípustná, kdyby ji používal důsledně.

Praktická obrana je nudná a účinná: účtujte projektu stejně, jako účtujete všechno ostatní, dokládejte vazbu mezi každým nákladem a prací a uchovejte doklady pět let po závěrečné platbě. Audity přicházejí po letech a chtějí papír, ne vysvětlení.