Subsidiabele kosten

Een kostenpost mag alleen aan het project worden toegerekend als hij tegelijk aan alle voorwaarden voldoet: hij is daadwerkelijk door de begunstigde gemaakt, valt binnen de looptijd van de actie, was noodzakelijk voor het werk, is identificeerbaar en controleerbaar, staat in de boekhouding van de begunstigde en is verwerkt volgens diens gebruikelijke boekhoudpraktijk. Als één van deze voorwaarden niet is vervuld, is de kostenpost niet subsidiabel, hoe redelijk hij ook lijkt.

Bepaalde kosten zijn zonder meer uitgesloten: aftrekbare btw, verschuldigde rente, wisselkoersverliezen, voorzieningen voor toekomstige verliezen of schulden, kosten die al uit een andere EU-subsidie zijn vergoed, en uitgaven die buitensporig of roekeloos zijn. Aftrekbare btw is de post waarop organisaties vastlopen als zij die kunnen terugvragen en toch het brutobedrag begroten.

"Daadwerkelijk gemaakt" sluit verplichtingen uit. Een inkooporder die in maand 34 is ondertekend voor apparatuur die na het einde van het project wordt geleverd, is geen subsidiabele kostenpost, en dat geldt ook voor een factuur binnen de looptijd voor werk dat daarbuiten is uitgevoerd. De timing wordt getoetst aan levering, niet aan papierwerk.

"Gebruikelijke boekhoudpraktijk" is de voorwaarde waarop auditors het meest terugvallen. Een begunstigde die personeelskosten voor de eigen boekhouding op de ene manier berekent en voor het EU-project op een andere, krijgt het verschil niet vergoed, ook als de EU-methode toegestaan zou zijn geweest wanneer zij consequent was toegepast.

Het praktische verweer is saai en effectief: boek kosten op het project zoals u ze overal elders boekt, leg het verband vast tussen elke kostenpost en het werk, en bewaar de bewijsstukken gedurende vijf jaar na de eindbetaling. Audits komen jaren later en vragen om de stukken, niet om de uitleg.