Støtteberettigede omkostninger

En omkostning må kun belaste projektet, hvis den opfylder alle betingelser på én gang: den er faktisk afholdt af tilskudsmodtageren, i aktionens løbetid, var nødvendig for arbejdet, kan identificeres og efterprøves, er bogført i tilskudsmodtagerens regnskab og følger tilskudsmodtagerens sædvanlige regnskabspraksis. Falder én af dem, er omkostningen ikke støtteberettiget, hvor rimelig den end ser ud.

Visse omkostninger er udelukket helt: fradragsberettiget moms, skyldige renter, kurstab, hensættelser til fremtidige tab eller gæld, omkostninger der allerede er refunderet fra en anden EU-bevilling, og udgifter der er overdrevne eller uforsvarlige. Fradragsberettiget moms er den, der fanger organisationer, som kan få den tilbage og alligevel budgetterer med bruttobeløbet.

"Faktisk afholdt" udelukker tilsagn. En indkøbsordre underskrevet i måned 34 for udstyr leveret efter projektets afslutning er ikke en støtteberettiget omkostning, og det er en faktura dateret inden for perioden for arbejde udført uden for den heller ikke. Tidspunktet måles på leveringen, ikke på papiret.

"Sædvanlig regnskabspraksis" er den betingelse, revisorerne læner sig hårdest på. En tilskudsmodtager, der beregner personaleomkostninger på én måde til sit eget regnskab og på en anden til EU-projektet, mister forskellen, også selv om EU-metoden ville have været tilladt, hvis den var brugt konsekvent.

Det praktiske forsvar er kedeligt og virkningsfuldt: belast projektet på samme måde, som du belaster alt andet, dokumentér sammenhængen mellem hver omkostning og arbejdet, og gem dokumentationen i fem år efter den sidste udbetaling. Revisioner kommer år senere og beder om papiret, ikke om forklaringen.