Costuri eligibile

Un cost poate fi imputat proiectului doar dacă îndeplinește toate condițiile deodată: a fost efectiv suportat de beneficiar, pe durata acțiunii, a fost necesar pentru activitate, este identificabil și verificabil, este înregistrat în contabilitatea beneficiarului și respectă practica lui contabilă obișnuită. Dacă pică una singură, costul devine neeligibil, oricât de rezonabil ar arăta.

Unele costuri sunt excluse din capul locului: TVA deductibilă, dobânzi datorate, pierderi din diferențe de curs, provizioane pentru pierderi sau datorii viitoare, costuri deja rambursate din alt grant UE și cheltuieli excesive ori făcute cu ușurință. TVA deductibilă este cea care prinde organizațiile care o pot recupera și totuși bugetează suma brută.

„Efectiv suportat” exclude angajamentele. O comandă semnată în luna 34 pentru un echipament livrat după încheierea proiectului nu este cost eligibil și nici o factură datată în interiorul perioadei pentru lucrări făcute în afara ei. Momentul se verifică după livrare, nu după hârtii.

„Practica contabilă obișnuită” este condiția pe care auditorii se sprijină cel mai tare. Un beneficiar care calculează costurile de personal într-un fel pentru propria contabilitate și în alt fel pentru proiectul UE va pierde diferența, chiar și acolo unde metoda UE ar fi fost admisibilă dacă ar fi fost folosită consecvent.

Apărarea practică este plictisitoare și eficace: imputați proiectului la fel cum imputați orice altceva, documentați legătura dintre fiecare cost și activitate și păstrați dovezile cinci ani după plata finală. Auditurile sosesc peste ani și cer hârtia, nu explicația.