Upravičeni stroški

Strošek se sme zaračunati projektu samo, če hkrati izpolnjuje vse pogoje: dejansko ga je imel upravičenec, nastal je v času trajanja ukrepa, bil je potreben za delo, je prepoznaven in preverljiv, je evidentiran v knjigah upravičenca in sledi običajni računovodski praksi upravičenca. Če ne izpolni enega samega, je neupravičen, naj je videti še tako razumen.

Nekateri stroški so izrecno izključeni: odbitni DDV, dolgovane obresti, tečajne izgube, rezervacije za prihodnje izgube ali dolgove, stroški, že povrnjeni iz drugih sredstev EU, in izdatki, ki so pretirani ali nepremišljeni. Odbitni DDV je tisti, ki ujame organizacije, ki ga lahko poračunajo, pa v proračun kljub temu vpišejo bruto znesek.

„Dejansko nastal“ izključuje zaveze. Naročilnica, podpisana v 34. mesecu za opremo, dobavljeno po koncu projekta, ni upravičen strošek, prav tako ne račun z datumom znotraj obdobja za delo, opravljeno zunaj njega. Čas se preverja po dobavi in ne po papirjih.

„Običajna računovodska praksa“ je pogoj, na katerega se revizorji naslonijo najbolj. Upravičenec, ki stroške osebja izračunava na en način za lastne knjige in na drugega za projekt EU, bo razliko izgubil, tudi kadar bi bila metoda EU dopustna, če bi jo uporabljal dosledno.

Praktična obramba je dolgočasna in učinkovita: projektu zaračunavajte tako, kot zaračunavate vse drugo, dokumentirajte povezavo med vsakim stroškom in delom ter dokazila hranite pet let po zadnjem plačilu. Revizije pridejo leta pozneje in zahtevajo papir, ne pojasnila.