Допустими разходи

Разход може да се отчете по проекта само ако едновременно отговаря на всички условия: действително е направен от бенефициента през периода на изпълнение, необходим е за работата, може да бъде установен и проверен, записан е в счетоводството на бенефициента и следва обичайната счетоводна практика на бенефициента. Неизпълнението на което и да е от тези условия го прави недопустим, колкото и оправдан да изглежда.

Някои разходи са изрично недопустими: приспадаем ДДС, дължими лихви, курсови загуби, провизии за бъдещи загуби или задължения, разходи, вече възстановени от друга безвъзмездна финансова помощ от ЕС, и прекомерни или безразсъдни разходи. Приспадаемият ДДС е капанът за организации, които могат да си го възстановят, но въпреки това залагат брутната сума в бюджета.

„Действително направен“ изключва поети ангажименти. Поръчка за покупка, подписана през месец 34 за оборудване, доставено след края на проекта, не е допустим разход; не е допустим и разход по фактура с дата в периода за работа, извършена извън него. Моментът се проверява спрямо доставката, не спрямо документите.

„Обичайната счетоводна практика“ е условието, което одиторите прилагат най-строго. Ако бенефициент изчислява разходите за персонал по един начин за собственото си счетоводство и по друг за проекта на ЕС, разликата няма да бъде призната дори когато методът на ЕС би бил допустим, ако беше прилаган последователно.

Практическата защита е скучна и ефективна: отнасяйте разходите към проекта така, както ги отнасяте към всичко останало, документирайте връзката между всеки разход и работата и пазете доказателствата пет години след окончателното плащане. Одитите идват години по-късно и искат документи, не обяснения.