Elszámolható költségek

Egy költséget csak akkor lehet a projektre terhelni, ha egyszerre minden feltételnek megfelel: ténylegesen a kedvezményezettnél merült fel, a cselekvés ideje alatt, szükséges volt a munkához, azonosítható és ellenőrizhető, szerepel a kedvezményezett könyvelésében, és megfelel a kedvezményezett szokásos számviteli gyakorlatának. Bármelyik hiánya nem elszámolhatóvá teszi, bármilyen ésszerűnek látszik is.

Bizonyos költségek eleve kizártak: a levonható áfa, a fizetendő kamat, az árfolyamveszteség, a jövőbeli veszteségekre vagy tartozásokra képzett céltartalék, a másik uniós támogatásból már megtérített költség, valamint a túlzott vagy meggondolatlan kiadás. A levonható áfa buktatja el azokat a szervezeteket, amelyek vissza tudják igényelni, mégis a bruttó összeggel terveznek.

A „ténylegesen felmerült” kizárja a kötelezettségvállalást. A 34. hónapban aláírt megrendelés olyan eszközre, amelyet a projekt vége után szállítanak, nem elszámolható költség, és az sem, ha egy számla kelte az időszakon belülre esik, de a munkát azon kívül végezték el. Az időzítést a teljesítéshez mérik, nem a papírhoz.

A „szokásos számviteli gyakorlat” az a feltétel, amelyre az ellenőrök a legerősebben támaszkodnak. Az a kedvezményezett, amely a személyi költségeket a saját könyvelésében egyféleképpen, az uniós projektben másféleképpen számolja, elveszíti a különbözetet, még akkor is, ha az uniós módszer megengedett lett volna, ha következetesen azt használja.

A gyakorlati védekezés unalmas és hatásos: úgy terhelje a projektet, ahogyan mindent mást is elszámol, dokumentálja minden költség és a munka közötti kapcsolatot, és őrizze meg a bizonyítékokat a záró kifizetés után öt évig. Az ellenőrzés évekkel később érkezik, és a papírt kéri, nem a magyarázatot.