Hyväksyttävät kustannukset

Kustannuksen saa kohdistaa hankkeelle vain jos se täyttää kaikki ehdot yhtä aikaa: se on tuensaajalle todella aiheutunut, toimen keston aikana, työn kannalta tarpeellinen, yksilöitävissä ja todennettavissa, kirjattu tuensaajan kirjanpitoon ja tuensaajan tavanomaisen kirjanpitokäytännön mukainen. Yhdenkin ehdon pettäminen tekee siitä tukikelvottoman, näytti se kuinka järkevältä tahansa.

Tietyt kustannukset on suljettu suoraan pois: vähennyskelpoinen arvonlisävero, maksettavat korot, kurssitappiot, varaukset tulevia tappioita tai velkoja varten, kustannukset jotka on jo korvattu toisesta EU-avustuksesta, sekä ylimitoitetut tai piittaamattomat menot. Vähennyskelpoinen arvonlisävero on se, joka kaataa organisaatiot jotka voivat vähentää sen mutta budjetoivat silti bruttoluvun.

"Todella aiheutunut" sulkee pois sitoumukset. Kuukautena 34 allekirjoitettu ostotilaus laitteesta, joka toimitetaan hankkeen päätyttyä, ei ole hyväksyttävä kustannus, eikä myöskään jakson sisällä päivätty lasku työstä joka tehtiin sen ulkopuolella. Ajoitus tarkistetaan toimitusta eikä paperia vasten.

"Tavanomainen kirjanpitokäytäntö" on ehto, johon tilintarkastajat nojaavat kovimmin. Tuensaaja, joka laskee henkilöstökustannukset yhdellä tavalla omaan kirjanpitoonsa ja toisella tavalla EU-hankkeeseen, menettää erotuksen, vaikka EU-menetelmä olisi ollut sallittu jos sitä olisi käytetty johdonmukaisesti.

Käytännön puolustus on tylsä ja tehokas: laskuta hankkeelta samalla tavalla kuin laskutat kaikelta muultakin, dokumentoi kunkin kustannuksen ja työn yhteys, ja säilytä todisteet viisi vuotta loppumaksun jälkeen. Tarkastukset saapuvat vuosia myöhemmin ja pyytävät paperia, eivät selitystä.