Abikõlblikud kulud

Kulu tohib projektile kanda ainult siis, kui see täidab kõik tingimused korraga: toetuse saaja on selle tegelikult kandnud, meetme kestuse ajal, see oli tööks vajalik, on tuvastatav ja kontrollitav, on toetuse saaja raamatupidamises kirjas ja järgib toetuse saaja tavapärast arvestustava. Ükskõik millise tingimuse mittetäitmine muudab kulu abikõlbmatuks, kui mõistlik see ka ei paistaks.

Teatud kulud on otse välistatud: mahaarvatav käibemaks, võlgnetav intress, kursikahjum, eraldised tulevaste kahjumite või võlgade katteks, kulud, mis on juba teisest ELi toetusest hüvitatud, ning liigsed või hoolimatud väljaminekud. Mahaarvatav käibemaks on see, mis tabab organisatsioone, kes saavad selle tagasi küsida ja planeerivad eelarvesse ikkagi brutosumma.

„Tegelikult kantud“ välistab kohustused. 34. kuul allkirjastatud ostutellimus seadmele, mis tarnitakse pärast projekti lõppu, ei ole abikõlblik kulu, ja ei ole ka arve, mille kuupäev jääb perioodi sisse, kuid mille töö tehti sellest väljaspool. Ajastust kontrollitakse tarne, mitte paberite järgi.

„Tavapärane arvestustava“ on tingimus, millele audiitorid kõige rohkem toetuvad. Toetuse saaja, kes arvutab personalikulud oma raamatupidamise jaoks ühel ja ELi projekti jaoks teisel viisil, kaotab vahe ära ka siis, kui ELi meetod oleks olnud lubatav, kui seda oleks järjekindlalt kasutatud.

Praktiline kaitse on igav ja tõhus: kandke projektile kulud nii, nagu te kannate kõike muud, dokumenteerige seos iga kulu ja töö vahel ning hoidke tõendid alles viis aastat pärast lõppmakset. Auditid saabuvad aastaid hiljem ja küsivad paberit, mitte selgitust.