Förderfähige Kosten

Kosten dürfen dem Projekt nur angelastet werden, wenn sie alle Bedingungen zugleich erfüllen: tatsächlich vom Zuwendungsempfänger getragen, während der Laufzeit der Maßnahme, notwendig für die Arbeit, identifizierbar und überprüfbar, in der Buchhaltung des Zuwendungsempfängers erfasst und nach dessen üblicher Rechnungslegungspraxis behandelt. Verfehlen sie eine davon, sind sie nicht förderfähig, wie vernünftig sie auch aussehen.

Bestimmte Kosten sind rundweg ausgeschlossen: abziehbare Umsatzsteuer, Sollzinsen, Wechselkursverluste, Rückstellungen für künftige Verluste oder Schulden, Kosten, die bereits aus einer anderen EU-Zuwendung erstattet wurden, und überhöhte oder leichtfertige Ausgaben. Die abziehbare Umsatzsteuer erwischt Organisationen, die sie zurückholen können und trotzdem brutto kalkulieren.

„Tatsächlich getragen“ schließt Verpflichtungen aus. Eine in Monat 34 unterschriebene Bestellung für Geräte, die nach Projektende geliefert werden, ist keine förderfähige Kostenposition, und ebenso wenig eine Rechnung mit Datum innerhalb der Laufzeit für Arbeit, die außerhalb erbracht wurde. Der Zeitpunkt wird an der Leistung geprüft, nicht am Papier.

„Übliche Rechnungslegungspraxis“ ist die Bedingung, auf die sich Prüfer am stärksten stützen. Ein Zuwendungsempfänger, der Personalkosten für die eigenen Bücher auf eine Weise berechnet und für das EU-Projekt auf eine andere, verliert die Differenz, selbst wenn die EU-Methode zulässig gewesen wäre, hätte man sie durchgängig verwendet.

Die praktische Verteidigung ist langweilig und wirksam: Belasten Sie das Projekt so, wie Sie alles andere belasten, dokumentieren Sie die Verbindung zwischen jeder Kostenposition und der Arbeit, und bewahren Sie die Nachweise fünf Jahre nach der Schlusszahlung auf. Prüfungen kommen Jahre später und fragen nach dem Papier, nicht nach der Erklärung.