Costi ammissibili

Un costo si può imputare al progetto solo se soddisfa tutte le condizioni insieme: è stato effettivamente sostenuto dal beneficiario, durante la durata dell'azione, era necessario al lavoro, è identificabile e verificabile, è registrato nella contabilità del beneficiario e segue le sue prassi contabili abituali. Se ne manca anche una sola il costo è inammissibile, per quanto ragionevole appaia.

Alcuni costi sono esclusi in partenza: l'IVA detraibile, gli interessi passivi, le perdite su cambi, gli accantonamenti per perdite o debiti futuri, i costi già rimborsati da un'altra sovvenzione UE e le spese eccessive o avventate. L'IVA detraibile è quella su cui inciampano le organizzazioni che possono recuperarla e mettono comunque a budget l'importo lordo.

«Effettivamente sostenuto» esclude gli impegni. Un ordine di acquisto firmato al mese 34 per un'attrezzatura consegnata dopo la fine del progetto non è un costo ammissibile, e non lo è nemmeno una fattura datata dentro il periodo per un lavoro svolto fuori. La tempistica si verifica sulla consegna, non sui documenti.

«Prassi contabili abituali» è la condizione su cui i revisori premono di più. Un beneficiario che calcola i costi del personale in un modo per la propria contabilità e in un altro per il progetto europeo perde la differenza, anche quando il metodo usato per l'UE sarebbe stato ammissibile se fosse stato applicato in modo coerente.

La difesa pratica è noiosa ed efficace: imputa al progetto come imputi tutto il resto, documenta il legame tra ogni costo e il lavoro e conserva le prove per cinque anni dopo il pagamento finale. Gli audit arrivano anni dopo e chiedono i documenti, non le spiegazioni.