Prihvatljivi troškovi

Trošak se može teretiti projektu samo ako istodobno ispunjava sve uvjete: stvarno je nastao korisniku, nastao je tijekom trajanja aktivnosti, bio je nužan za rad, može se identificirati i provjeriti, evidentiran je u poslovnim knjigama korisnika i u skladu je s uobičajenom računovodstvenom praksom korisnika. Ako ne ispunjava bilo koji od tih uvjeta, nije prihvatljiv, ma koliko izgledao opravdano.

Neki su troškovi izričito isključeni: PDV koji se može odbiti, dugovane kamate, gubici zbog tečajnih razlika, rezerviranja za buduće gubitke ili dugove, troškovi već nadoknađeni iz drugih bespovratnih sredstava EU-a i rashodi koji su prekomjerni ili nerazboriti. PDV koji se može odbiti zamka je za organizacije koje mogu tražiti njegov povrat, a ipak u proračun stave bruto iznos.

„Stvarno nastao” isključuje preuzete obveze. Narudžbenica potpisana u mjesecu 34 za opremu isporučenu nakon završetka projekta nije prihvatljiv trošak, a nije ni račun s datumom unutar razdoblja za rad obavljen izvan njega. Vremenski se uvjet provjerava prema isporuci, a ne prema dokumentaciji.

"Uobičajena računovodstvena praksa" uvjet je na koji se revizori najviše oslanjaju. Korisniku koji troškove osoblja za vlastite poslovne knjige obračunava na jedan način, a za projekt EU-a na drugi, razlika neće biti priznata, čak i ako bi metoda EU-a bila dopuštena da se dosljedno primjenjivala.

Praktična je obrana dosadna i učinkovita: troškove projekta obračunavati jednako kao i sve ostale troškove, dokumentirati vezu između svakog troška i rada te čuvati dokaze pet godina nakon završne isplate. Revizije dolaze godinama poslije i traže dokumente, ne objašnjenje.