Støtteberettigede kostnader

En kostnad kan bare belastes prosjektet hvis den oppfyller alle vilkårene samtidig: den er faktisk påløpt hos tilskuddsmottakeren, i aksjonens varighet, den var nødvendig for arbeidet, den er identifiserbar og etterprøvbar, den er bokført i tilskuddsmottakerens regnskap, og den følger tilskuddsmottakerens vanlige regnskapspraksis. Svikter ett eneste av dem, er kostnaden ikke støtteberettiget, uansett hvor rimelig den ser ut.

Enkelte kostnader er utelukket helt: fradragsberettiget merverdiavgift, skyldige renter, valutatap, avsetninger til framtidige tap eller gjeld, kostnader som allerede er refundert fra et annet EU-tilskudd, og utgifter som er overdrevne eller uforsvarlige. Fradragsberettiget mva. er den som tar organisasjoner som kan kreve den tilbake og likevel budsjetterer bruttobeløpet.

«Faktisk påløpt» utelukker forpliktelser. En innkjøpsordre signert i måned 34 for utstyr levert etter at prosjektet er slutt, er ikke en støtteberettiget kostnad, og det er heller ikke en faktura datert innenfor perioden for arbeid utført utenfor den. Tidspunktet kontrolleres mot leveransen, ikke mot papirene.

«Vanlig regnskapspraksis» er vilkåret revisorene lener seg hardest på. En tilskuddsmottaker som beregner personalkostnader på én måte for sitt eget regnskap og på en annen for EU-prosjektet, mister differansen, også der EU-metoden ville vært tillatt om den var brukt konsekvent.

Det praktiske forsvaret er kjedelig og virksomt: belast prosjektet slik du belaster alt annet, dokumenter sammenhengen mellom hver kostnad og arbeidet, og ta vare på bilagene i fem år etter sluttutbetalingen. Revisjoner kommer år senere og ber om papiret, ikke om forklaringen.