Coûts éligibles

Un coût n'est imputable au projet que s'il satisfait toutes les conditions à la fois : réellement engagé par le bénéficiaire, pendant la durée de l'action, nécessaire aux travaux, identifiable et vérifiable, enregistré dans la comptabilité du bénéficiaire, et conforme à ses pratiques comptables habituelles. Qu'une seule manque et il devient inéligible, si raisonnable qu'il paraisse.

Certains coûts sont exclus d'emblée : la TVA déductible, les intérêts dus, les pertes de change, les provisions pour pertes ou dettes futures, les coûts déjà remboursés par une autre subvention européenne, et les dépenses excessives ou inconsidérées. La TVA déductible est celle qui piège les organisations qui peuvent la récupérer et budgètent quand même le montant TTC.

« Réellement engagé » exclut les engagements. Un bon de commande signé au mois 34 pour un équipement livré après la fin du projet n'est pas un coût éligible, pas plus qu'une facture datée dans la période pour des travaux exécutés en dehors. La date se vérifie sur la livraison, pas sur la paperasse.

« Pratiques comptables habituelles » est la condition sur laquelle les auditeurs s'appuient le plus fort. Un bénéficiaire qui calcule ses coûts de personnel d'une façon pour ses propres comptes et d'une autre pour le projet européen perdra la différence, même là où la méthode européenne aurait été admissible si elle avait été appliquée partout.

La défense pratique est ennuyeuse et efficace : imputez au projet comme vous imputez tout le reste, documentez le lien entre chaque coût et les travaux, et conservez les pièces cinq ans après le paiement final. Les audits arrivent des années plus tard et demandent le papier, pas l'explication.