Costes subvencionables

Un coste solo puede imputarse al proyecto si cumple todas las condiciones a la vez: lo ha soportado realmente el beneficiario, se incurrió en él durante el período de ejecución de la acción, fue necesario para el trabajo, es identificable y verificable, está registrado en la contabilidad del beneficiario y se ajusta a la práctica contable habitual del beneficiario. Si incumple una sola, no es subvencionable, por razonable que parezca.

Algunos costes quedan excluidos directamente: IVA deducible, intereses adeudados, pérdidas por tipo de cambio, provisiones para pérdidas o deudas futuras, costes ya reembolsados con otra subvención de la UE y gastos excesivos o imprudentes. El IVA deducible es el caso que suele dar problemas a las organizaciones que pueden recuperarlo y aun así presupuestan el importe bruto.

«Realmente incurrido» excluye los compromisos. Una orden de compra firmada en el mes 34 para equipamiento entregado después de que termine el proyecto no es un coste subvencionable, y tampoco lo es una factura fechada dentro del período por trabajos realizados fuera de él. Lo que cuenta para la fecha es la entrega, no el papeleo.

La «práctica contable habitual» es la condición que los auditores invocan con más fuerza. Un beneficiario que calcula los costes de personal de una forma para su propia contabilidad y de otra para el proyecto de la UE perderá la diferencia, aunque el método de la UE habría estado permitido si se hubiera aplicado de forma uniforme.

La defensa práctica es aburrida y eficaz: impute al proyecto los costes igual que imputa los demás, documente la relación entre cada coste y el trabajo, y conserve las pruebas durante cinco años después del pago final. Las auditorías llegan años después y piden documentos, no explicaciones.