Писмо за намерение и концептуална бележка

Писмото за намерение, заявяването на интерес или концептуалната бележка е кратък първоначален документ, по който се решава дали ще бъдете поканени да подготвите пълното проектно предложение. Обемът е от една до десет страници, а оценката обикновено се основава на съответствието с поканата и качеството на общия план, а не на цялостните качества на проекта.

Решаващият въпрос е дали подаването е ЗАДЪЛЖИТЕЛНО, или само препоръчително, а обявленията невинаги го подчертават. Когато е задължително, пропускането му прави кандидата недопустим за подаване на пълно проектно предложение по поканата, колкото и добро да е последващото проектно предложение, това е условие за допустимост, не жест на учтивост. Когато е препоръчително, то помага на финансиращата организация да планира капацитета на оценителите; ако го пропуснете, не губите нищо освен добра воля.

Когато е обвързващо, пълното проектно предложение трябва да бъде същият проект. Заглавието, главният изследовател и обхватът трябва да се запазят; същественото разминаване между краткото описание и пълното проектно предложение кара оценителите да питат какво всъщност е било оценено.

Напишете го като сбита версия на същинското проектно предложение, не като загатване. Читателят решава дали да ви покани да подадете пълно проектно предложение, а неяснотата изглежда като идея, която не е разработена, не като идея, която се пази за по-късно.

Периодът между етапите е моментът, в който консорциумите губят инерция. Минават месеци, приоритетите на партньорите се изместват и екипът, събран за краткото описание, не е екипът, който е на разположение за пълното проектно предложение. Потвърдете ангажиментите писмено още на етапа на краткото описание, не след като пристигне поканата.