Tussentijdse betalingen en eindbetalingen

Na elke rapportageperiode dient het consortium het technisch verslag en de financiële overzichten in, beoordeelt de Commissie die stukken, en volgt een tussentijdse betaling voor de kosten die zij aanvaardt. De beoordeling duurt normaal ongeveer 90 dagen vanaf ontvangst en wordt opgeschort als het verslag onvolledig is of als er vragen worden gesteld.

Vóór het einde geldt een totaalplafond voor betalingen. De voorfinanciering plus alle tussentijdse betalingen mogen samen niet hoger zijn dan 90% van het maximale subsidiebedrag, zodat een vast deel van de subsidie pas wordt betaald nadat het project voorbij is en het eindverslag is aanvaard. Het consortium financiert dat laatste deel gedurende de hele looptijd zelf.

De EINDBETALING verrekent het saldo: totale aanvaarde kosten maal het financieringspercentage, min alles wat al is betaald, plus teruggave van het bedrag dat voor het Mutual Insurance Mechanism is ingehouden als er niets verschuldigd is. Dit kan ook nul zijn, of negatief, als eerdere betalingen hoger waren dan wat de aanvaarde kosten rechtvaardigen, dan wordt geld teruggevorderd.

Afgewezen kosten zijn de gebruikelijke oorzaak van een onaangename eindafrekening. Kosten die in een vroege periode worden afgekeurd, worden meestal niet direct teruggevorderd; ze verlagen het saldo aan het einde. Dat betekent dat een consortium dat heeft uitgegeven op basis van een bedrag waarvan het dacht dat het was aanvaard, de correctie ontdekt op het moment dat er niets meer bij te sturen is.

De liquiditeitsplanning voor een meerjarig EU-project gaat daarom uit van: een voorschot bij de start, een lang gat, periodieke betalingen die zes tot negen maanden achterlopen op de uitgaven, en een eindafrekening die pas een jaar na afloop van het werk kan komen. Organisaties die dat gat niet kunnen overbruggen, zijn beter partner met een klein budget dan coördinator.