Plăți intermediare și plata finală

După fiecare perioadă de raportare, consorțiul depune raportul tehnic și situațiile financiare, Comisia le evaluează și urmează o plată intermediară pentru costurile pe care le acceptă. Evaluarea durează de regulă în jur de 90 zile de la primire și se oprește dacă raportul este incomplet sau dacă se pun întrebări.

Plățile sunt plafonate cumulat înainte de final. Prefinanțarea plus toate plățile intermediare nu pot depăși 90% din suma maximă a grantului, deci o parte fixă din grant se plătește abia după încheierea proiectului și acceptarea raportului final. Consorțiul finanțează singur acea ultimă felie, pe tot parcursul.

Plata FINALĂ stinge soldul: totalul costurilor acceptate înmulțit cu rata de finanțare, minus tot ce s-a plătit deja, plus restituirea sumei reținute pentru Mecanismul de asigurare reciprocă, dacă nu se datorează nimic. Poate fi și zero, sau negativă, dacă plățile anterioare au depășit ce justifică costurile acceptate, caz în care banii se recuperează.

Costurile respinse sunt cauza obișnuită a unei decontări finale neplăcute. Costurile refuzate într-o perioadă timpurie nu se recuperează de regulă imediat; ele reduc soldul de la final, ceea ce înseamnă că un consorțiu care a cheltuit raportându-se la o cifră pe care o credea acceptată descoperă corecția exact când nu mai are ce ajusta.

Planificarea fluxului de numerar pentru un proiect UE multianual presupune deci: un avans la început, o pauză lungă, plăți periodice care rămân în urma cheltuielilor cu șase-nouă luni și o decontare finală care poate sosi la un an după terminarea activității. Organizațiile care nu pot duce acest gol ar trebui să fie parteneri cu bugete mici, nu coordonatori.