Del- och slututbetalningar

Efter varje rapporteringsperiod lämnar konsortiet sin tekniska rapport och sin ekonomiska redovisning, kommissionen bedömer dem, och en delutbetalning följer för de kostnader den godtar. Bedömningen tar normalt omkring 90 dagar från mottagandet, och den stannar om rapporten är ofullständig eller om frågor ställs.

Utbetalningarna har ett samlat tak före slutet. Förfinansiering plus alla delutbetalningar får inte överstiga 90% av det högsta bidragsbeloppet, så en fast andel av bidraget betalas först efter att projektet är slut och slutrapporten godtagen. Konsortiet finansierar den sista skivan själv hela vägen.

SLUTutbetalningen reglerar mellanskillnaden: totalt godtagna kostnader gånger finansieringsgraden, minus allt som redan betalats, plus återbetalning av det belopp som hållits inne för den ömsesidiga försäkringsmekanismen där inget är skyldigt. Den kan också bli noll, eller negativ, om tidigare utbetalningar översteg vad de godtagna kostnaderna motiverar, och då återkrävs pengar.

Underkända kostnader är den vanliga orsaken till en obehaglig slutreglering. Kostnader som underkänns i en tidig period återkrävs oftast inte omedelbart; de minskar mellanskillnaden vid slutet, vilket innebär att ett konsortium som har spenderat mot ett belopp det trodde var godtaget upptäcker rättelsen vid den punkt där det inte har något kvar att justera.

Likviditetsplaneringen för ett flerårigt EU-projekt utgår därför från: ett förskott vid starten, en lång lucka, periodiska utbetalningar som ligger sex till nio månader efter utgifterna, och en slutreglering som kan komma ett år efter att arbetet avslutats. Organisationer som inte klarar den luckan bör vara partner med små budgetar snarare än koordinatorer.