Płatności okresowe i płatność końcowa

Po każdym okresie sprawozdawczym konsorcjum składa raport merytoryczny i zestawienia finansowe, Komisja je ocenia, a za zaakceptowane koszty przychodzi płatność okresowa. Ocena biegnie zwykle około 90 dni od otrzymania i zatrzymuje się, gdy raport jest niekompletny albo gdy padają pytania.

Płatności są przed końcem ograniczone łącznie. Zaliczka i wszystkie płatności okresowe nie mogą przekroczyć 90% maksymalnej kwoty grantu, więc stała część grantu jest wypłacana dopiero po zakończeniu projektu i przyjęciu raportu końcowego. Ten ostatni plaster konsorcjum finansuje przez cały czas samo.

Płatność KOŃCOWA rozlicza saldo: łączne zaakceptowane koszty razy poziom dofinansowania, minus wszystko, co już wypłacono, plus zwrot kwoty zatrzymanej na Mechanizm Wzajemnego Ubezpieczenia, gdy nic nie jest należne. Może też wynieść zero albo być ujemna, jeśli wcześniejsze płatności przekroczyły to, co uzasadniają zaakceptowane koszty, wtedy pieniądze się odzyskuje.

Odrzucone koszty to najczęstsza przyczyna nieprzyjemnego rozliczenia końcowego. Kosztów zakwestionowanych we wczesnym okresie zwykle nie odzyskuje się od razu; zmniejszają saldo na końcu, co oznacza, że konsorcjum wydające pod liczbę, którą uważało za przyjętą, odkrywa korektę w momencie, w którym nie ma już czego korygować.

Planowanie przepływów w wieloletnim projekcie UE zakłada więc: zaliczkę na starcie, długą przerwę, płatności okresowe opóźnione wobec wydatków o sześć do dziewięciu miesięcy i rozliczenie końcowe, które może przyjść rok po zakończeniu prac. Organizacje, których nie stać na tę lukę, powinny być partnerami z małymi budżetami, a nie koordynatorami.