Zwischen- und Abschlusszahlungen

Nach jedem Berichtszeitraum reicht das Konsortium seinen fachlichen Bericht und die Finanzaufstellungen ein, die Kommission bewertet sie, und für die anerkannten Kosten folgt eine Zwischenzahlung. Die Bewertung dauert normalerweise rund 90 Tage ab Eingang, und sie stoppt, wenn der Bericht unvollständig ist oder Rückfragen gestellt werden.

Die Zahlungen sind vor dem Ende in Summe gedeckelt. Vorfinanzierung plus alle Zwischenzahlungen dürfen 90% des Höchstbetrags nicht übersteigen, ein fester Anteil der Zuwendung wird also erst gezahlt, wenn das Projekt vorbei und der Abschlussbericht anerkannt ist. Diesen letzten Streifen finanziert das Konsortium durchgehend selbst.

Die ABSCHLUSSZAHLUNG gleicht den Saldo aus: anerkannte Gesamtkosten mal Förderquote, minus alles bereits Gezahlte, plus die Rückgabe des für den Gegenseitigen Versicherungsmechanismus einbehaltenen Betrags, sofern nichts geschuldet wird. Sie kann auch null sein oder negativ, wenn frühere Zahlungen über das hinausgingen, was die anerkannten Kosten rechtfertigen, dann wird Geld zurückgefordert.

Abgelehnte Kosten sind der häufigste Grund für eine unangenehme Schlussabrechnung. In einem frühen Zeitraum nicht anerkannte Kosten werden meist nicht sofort zurückgefordert; sie mindern den Saldo am Ende, was bedeutet, dass ein Konsortium, das gegen eine für anerkannt gehaltene Zahl ausgegeben hat, die Korrektur genau dann entdeckt, wenn ihm nichts mehr zum Anpassen bleibt.

Die Liquiditätsplanung für ein mehrjähriges EU-Projekt geht deshalb aus von: einem Vorschuss zu Beginn, einer langen Lücke, periodischen Zahlungen, die den Ausgaben sechs bis neun Monate hinterherlaufen, und einer Schlussabrechnung, die ein Jahr nach Abschluss der Arbeit kommen kann. Organisationen, die diese Lücke nicht tragen können, sollten Partner mit kleinem Budget sein statt Koordinator.