Koordinator

Koordinatorn är en stödmottagare som de andra, med en uppgift till: den är konsortiets enda kontaktpunkt mot finansiären. Den lämnar in ansökan, skriver under först, tar emot pengarna, fördelar dem till partnerna, samlar in och sammanställer rapporterna, och sköter varje formellt utbyte med projekthandläggaren.

Likviditeten går genom den, och det är den delen partnerna underskattar. Förfinansieringen kommer centralt och skickas vidare enligt konsortialavtalet, inte enligt vem som behöver den. En koordinator som är långsam, oordnad eller ekonomiskt skör lämnar alla andra att finansiera projektet ur sina egna balansräkningar i månader.

Den administrativa bördan är tung och oavbruten: att jaga partner, samla in tidredovisning eller leverabler, ändringar av bidragsavtalet, rapporteringsperioder, granskningsmöten. Erfarna konsortier budgeterar verklig samordningsinsats (ofta ett helt arbetspaket med en egen projektledare) och de som inte gör det brukar upptäcka kostnaden i månad åtta.

Att koordinera är också den roll som har mest inflytande. Koordinatorn formar ansökan, fördelar budgeten mellan partnerna, leder styrorganet och håller relationen till projekthandläggaren. Partner som klagar över sin andel klagar oftast över ett beslut som fattades under skrivandet av den organisation som höll i pennan.

Att byta koordinator mitt i projektet är möjligt men dyrt, det kräver en ändring av bidragsavtalet och konsortiets samtycke, och det sker typiskt bara när den ursprungliga koordinatorn har misslyckats. För ett första EU-projekt är den vedertagna och förnuftiga ordningen att gå in som partner i någon annans konsortium och koordinera det andra.