Koordinator

Der Koordinator ist ein Zuwendungsempfänger wie die anderen, mit einer zusätzlichen Aufgabe: Er ist der einzige Ansprechpartner des Konsortiums gegenüber der fördernden Stelle. Er reicht den Antrag ein, unterschreibt zuerst, erhält das Geld, verteilt es an die Partner, sammelt und konsolidiert die Berichte und führt jeden förmlichen Austausch mit dem Projektreferenten.

Der Zahlungsfluss läuft durch ihn, und das ist der Teil, den Partner unterschätzen. Die Vorfinanzierung kommt zentral an und wird nach dem Konsortialvertrag weitergegeben, nicht danach, wer sie braucht. Ein Koordinator, der langsam, unorganisiert oder finanziell fragil ist, lässt alle anderen das Projekt monatelang aus der eigenen Bilanz finanzieren.

Die Verwaltungslast ist schwer und dauerhaft: Partnern hinterhertelefonieren, Stundenzettel oder Deliverables einsammeln, Vertragsänderungen, Berichtszeiträume, Review-Treffen. Erfahrene Konsortien kalkulieren echten Koordinationsaufwand ein, oft ein ganzes Arbeitspaket mit eigener Projektleitung, und die, die es nicht tun, entdecken die Kosten meist im achten Monat.

Zu koordinieren ist auch die Rolle mit dem meisten Einfluss. Der Koordinator prägt den Antrag, verteilt das Budget zwischen den Partnern, führt den Vorsitz im Steuerungsgremium und hält die Beziehung zum Projektreferenten. Partner, die sich über ihren Anteil beschweren, beschweren sich meist über eine Entscheidung, die beim Schreiben des Antrags von der Organisation getroffen wurde, die den Stift führte.

Den Koordinator mitten im Projekt zu wechseln ist möglich, aber teuer, es braucht eine Vertragsänderung und die Zustimmung des Konsortiums, und es geschieht typischerweise nur, wenn der ursprüngliche Koordinator versagt hat. Für ein erstes EU-Projekt ist es die übliche und vernünftige Reihenfolge, als Partner in das Konsortium eines anderen zu gehen und das zweite selbst zu koordinieren.