Coördinator

De coördinator is een begunstigde zoals de anderen, met één extra taak: de coördinator is het enige aanspreekpunt tussen het consortium en de financier. De coördinator dient het voorstel in, ondertekent als eerste, ontvangt het geld, verdeelt het over de partners, verzamelt en bundelt de rapportages, en verzorgt alle formele communicatie met de project officer.

De kasstroom loopt via de coördinator, en juist dat onderschatten partners. Voorfinanciering komt centraal binnen en wordt doorgestort volgens de consortiumovereenkomst, niet op basis van wie het geld nodig heeft. Een coördinator die traag, ongeorganiseerd of financieel kwetsbaar is, laat de rest het project maandenlang uit eigen middelen voorfinancieren.

De administratieve last is zwaar en doorlopend: achter partners aan zitten, urenstaten of deliverables verzamelen, wijzigingsverzoeken, rapportageperiodes, reviewbijeenkomsten. Ervaren consortia begroten reële coördinatie-inzet (vaak een volledig werkpakket met een eigen projectmanager) en consortia die dat niet doen, ontdekken de kosten meestal in maand acht.

De coördinatorrol is ook de invloedrijkste rol. De coördinator geeft het voorstel vorm, verdeelt het budget over de partners, zit het besluitvormingsorgaan voor en onderhoudt de relatie met de project officer. Partners die klagen over hun aandeel, klagen meestal over een beslissing die tijdens het schrijven van het voorstel is genomen door de organisatie die de pen voerde.

Halverwege een project van coördinator wisselen kan, maar is kostbaar, daarvoor zijn een amendement en instemming van het consortium nodig, en meestal gebeurt het alleen wanneer de oorspronkelijke coördinator tekort is geschoten. Bij een eerste EU-project is aansluiten bij het consortium van een ander als partner en het tweede project coördineren de gebruikelijke en verstandige volgorde.