Periodo di esecuzione

Il periodo di esecuzione è la finestra in cui i costi possono essere sostenuti e imputati al progetto. Ha una data di inizio e una data di fine, e valgono le date, non il buon senso: un costo sostenuto il giorno prima dell'inizio o il giorno dopo la fine non è ammissibile, per quanto evidentemente appartenga al progetto.

SOSTENUTO indica il momento in cui i beni sono stati consegnati o il lavoro è stato svolto, non quello in cui la fattura è stata emessa o pagata. Ordinare un'attrezzatura dentro il periodo e riceverla dopo la fine non funziona. Pagare al mese 37 un lavoro svolto al mese 35 va bene.

Alcuni sistemi ammettono i costi ANTERIORI ALLA CONCESSIONE (pre-award), spese sostenute poco prima dell'inizio, a rischio del proponente, che la concessione successiva approva. Le regole cambiano da un ente finanziatore all'altro e il rischio è davvero tuo: se la concessione non arriva, il costo resta solo tuo. Non contarci mai senza un'approvazione scritta.

È nelle ultime settimane che i soldi si perdono. I consorzi tengono da parte una quota di budget per gli imprevisti e poi scoprono che la somma residua non può essere spesa legittimamente dentro il periodo per nulla di ciò che serve al progetto. Programma la spesa in modo che finisca prima della fine, non con la fine.

Prolungare il periodo richiede una modifica formale, una modifica della convenzione in Europa, una proroga senza costi aggiuntivi negli Stati Uniti, e va chiesta PRIMA della data di fine. Dopo, l'opzione non esiste più e il progetto si chiude semplicemente con quello che ha consegnato.