Période d'exécution

La période d'exécution est la fenêtre pendant laquelle des coûts peuvent être engagés et imputés. Elle a une date de début et une date de fin, et les deux s'imposent par la date et non par le bon sens : un coût engagé la veille du début ou le lendemain de la fin n'est pas éligible, si clairement qu'il appartienne au projet.

ENGAGÉ désigne le moment où les biens ont été livrés ou les travaux exécutés, non celui où la facture a été émise ou payée. Commander un équipement dans la période et le recevoir après la fin ne passe pas. Payer au mois 37 des travaux faits au mois 35 ne pose pas de problème.

Certains systèmes autorisent des coûts ANTÉRIEURS À L'ATTRIBUTION, des dépenses engagées peu avant le début, aux risques du candidat, que le financement approuve ensuite. Les règles diffèrent d'un financeur à l'autre et le risque est bien le vôtre : si le financement ne se matérialise pas, le coût reste à votre charge. Ne comptez jamais dessus sans accord écrit.

C'est dans les dernières semaines que l'argent se perd. Les consortiums gardent du budget en réserve puis découvrent que la somme restante ne peut pas légitimement être dépensée dans la période sur quoi que ce soit dont le projet ait besoin. Planifiez la dépense pour qu'elle s'achève avant la fin, pas à la fin.

Prolonger la période exige une modification formelle, un avenant en Europe, une prolongation sans financement supplémentaire aux États-Unis, et elle doit être demandée AVANT la date de fin. Après, l'option n'existe plus et le projet se clôt simplement avec ce qu'il a livré.