Controle financiële draagkracht

Voordat een subsidieovereenkomst wordt ondertekend, controleert de Commissie of de organisatie haar aandeel in het project financieel kan dragen. De controle geldt voor coördinatoren die om een aanzienlijke EU-bijdrage vragen (meestal vanaf €500,000) en kan worden uitgebreid naar andere begunstigden als daar aanleiding toe is.

Het is rekenwerk op basis van uw laatst goedgekeurde jaarrekening: liquiditeit, financiële autonomie, solvabiliteit en winstgevendheid, samengebracht in één score. Publiekrechtelijke instanties, internationale organisaties en instellingen voor middelbaar of hoger onderwijs zijn vrijgesteld, vanuit de redenering dat een staat niet failliet gaat zoals een onderneming dat doet.

Een zwakke uitkomst betekent niet automatisch het einde. De gebruikelijke maatregelen lopen op in zwaarte: lagere voorfinanciering, een bankgarantie, de eis dat de entiteit niet als coördinator optreedt, of in het uiterste geval uitsluiting van de subsidie. Een jonge onderneming met een sterke balans en zonder omzetverleden is een standaardgeval, geen kansloos geval.

Het meest voorkomende probleem is niet dat de cijfers zwak zijn, maar dat ze ontbreken. Een pas opgerichte entiteit heeft geen goedgekeurde jaarrekening waarop de beoordeling kan worden gebaseerd en moet dus aanleveren wat er wel is, een verklaring, een openingsbalans, bewijs van kapitaal of toegezegde investering. Dat pas tijdens de ondertekeningsperiode, onder tijdsdruk, bij elkaar zoeken is vermijdbaar.

De praktische les voor een kleine organisatie is: coördineer uw eerste grote project niet. Als partner krijgt u veel minder vaak met de controle te maken, is het risico kleiner en ligt de last bij de balans van de coördinator, niet bij uw balans, die daar nog niet klaar voor is.