Indirekte kostnadssats (F&A)

Amerikanske føderale tildelinger bruker ikke en flat overheadprosent slik Horizon Europe gjør. I stedet FORHANDLER en organisasjon fram en sats med ett føderalt byrå, og den avtalen (en negotiated indirect cost rate agreement) respekteres deretter av alle andre føderale byråer.

Satsene varierer enormt. Store forskningsuniversiteter har gjerne satser godt over 50%, sykehus enda høyere, små ideelle organisasjoner langt lavere. Satsen speiler organisasjonens reviderte kostnadsstruktur, ikke et politisk valg, og å forhandle fram en for første gang er et betydelig regnskapsarbeid.

En organisasjon som aldri har forhandlet fram en sats, kan i stedet ta DE MINIMIS-satsen helt uten forhandling. Den satsen var 10% i mange år og ble hevet til 15% i revisjonen av regelverket i 2024, med virkning for tildelinger gitt fra oktober 2024. For en utenlandsk søker uten planer om å forhandle med et amerikansk byrå er dette det praktiske valget.

Grunnlaget betyr like mye som prosenten. Satsene anvendes vanligvis på MODIFIED TOTAL DIRECT COSTS, som holder utenfor utstyr, investeringer, deltakerstøtte og den delen av hver underavtale som overstiger en terskel, hevet til $50,000 per underavtale i revisjonen i 2024. En sats på 50% på et grunnlag som holder mesteparten av budsjettet utenfor, gir mindre enn en sats på 25% på alt.

Noen programmer setter ved lov et tak på dekning av indirekte kostnader under din forhandlede sats, og opplæringstilskudd setter ofte taket lavt. Kunngjøringen oppgir taket; differansen mellom satsen din og taket er penger organisasjonen din tar selv, og det bør avklares før budsjettet bygges, ikke etter tildelingen.