Deliverable en mijlpaal

Een deliverable is een benoemd resultaat dat op een vastgelegde datum moet worden opgeleverd: een rapport, een prototype, een dataset, een stuk software of een plan. De deliverable staat in bijlage 1 met een nummer, een titel, een verantwoordelijke partner, een oplevermaand en een verspreidingsniveau, en elk daarvan is contractueel vastgelegd.

Een mijlpaal is van een andere aard. Het is een controlepunt dat aangeeft of het project op koers ligt (een genomen besluit, een bereikte drempelwaarde, een gevalideerd onderdeel) met vastgelegde verificatiemiddelen. Beoordelaars gebruiken mijlpalen om de voortgang te beoordelen; deliverables zijn wat zij lezen.

In voorstellen worden er van beide vaak te veel opgenomen. Veertig deliverables over drie jaar zijn veertig documenten die moeten worden geschreven, goedgekeurd, op tijd geüpload en waarover moet worden gerapporteerd, en elke te late deliverable komt terug in het periodieke verslag. Ervaren consortia houden het aantal beperkt en zorgen dat elke deliverable substantieel is.

Het verspreidingsniveau is belangrijker dan het lijkt. Een deliverable als openbaar markeren verplicht u iets te publiceren dat u later misschien had willen behouden, en alles vertrouwelijk markeren nodigt beoordelaars uit om te vragen wat het project aan de gemeenschap bijdraagt. Beslis dit bewust per onderdeel.

Een te late deliverable is niet fataal, een verzwegen deliverable wel. Meld het, leg het uit en geef in het periodieke verslag een nieuwe datum; beoordelaars hebben vaker planningen zien schuiven. Wat een project schaadt, is dat een beoordelaar het gat zelf ontdekt.