Indirecte kosten (overheads)

Indirecte kosten zijn overhead: huur, verwarming, algemene administratie, IT, HR, de financiële afdeling, alles wat het project ondersteunt maar er niet aan kan worden toegerekend. Horizon Europe vraagt er niet naar. U rekent forfaitair 25% over de subsidiabele directe kosten en verantwoordt niets.

Die vereenvoudiging is bewust doorgevoerd en is een van de betere onderdelen van het financieringsprogramma. Er is geen overheadtarief waarover moet worden onderhandeld zoals in de Verenigde Staten, geen kostentoerekeningsmodel dat bij een audit moet worden verdedigd, en geen discussie over de vraag of de bibliotheek meetelt. Voor iedereen geldt 25%, van een bedrijf met twee mensen tot een nationale onderzoeksorganisatie.

De grondslag sluit een aantal posten uit. Over onderaanneming en financiële steun aan derden wordt het forfaitaire percentage niet berekend. Bij elke euro die van uw eigen personeel naar een leverancier verschuift, gaat ook 25% aan overheadvergoeding verloren, naast de marge van de leverancier. Dat is een echte begrotingsafweging, geen boekhoudkundig detail.

Of 25% uw werkelijke overhead dekt, is uw probleem. Bij een grote universiteit ligt het werkelijke tarief voor indirecte kosten doorgaans ruim daarboven; bij een klein adviesbureau kan het daaronder liggen. Er wordt niets aangepast, en er is geen mechanisme om meer te declareren. Een organisatie met hoge overhead draagt het verschil dus als eigen bijdrage.

Omdat de overhead wordt berekend over subsidiabele directe kosten, kosten niet-subsidiabele directe kosten u twee keer: u verliest de kosten zelf en de overhead die daarover zou zijn berekend. Dit is nog een reden waarom discipline bij de subsidiabiliteit van kosten meer waard is dan uit een begrotingspost blijkt.