Système de soumission

Le système de soumission est l'outil du portail où la proposition s'assemble : partie A renseignée en formulaires en ligne, partie B téléversée en PDF, partenaires ajoutés par leur PIC, budgets saisis par participant. C'est le seul endroit où un dépôt existe juridiquement, un courriel au chargé de projet n'est pas un dépôt, si aimable que soit le chargé de projet.

L'accès est régi par des rôles. Seule une personne détenant le bon rôle pour l'organisation coordinatrice peut appuyer sur « déposer », et ce rôle est accordé par le LEAR. Chaque partenaire doit accepter sa place dans le consortium via le système, ce qui suppose que chacun ait son propre compte sur le portail et ses propres données validées.

Il valide avant d'accepter, et la validation est plus stricte qu'on ne l'imagine : champs obligatoires manquants, participants aux données incomplètes, arithmétique budgétaire qui ne tombe pas juste, PDF dépassant la taille limite. Chacun de ces points bloque le dépôt, et chacun prend un temps réel à corriger.

Déposer est réversible jusqu'à la clôture. Vous pouvez déposer, puis redéposer, autant de fois que vous voulez ; c'est la dernière version acceptée qui est évaluée. C'est la propriété la plus utile du système et la plus sous-employée.

Après l'échéance, il devient le canal de tout le reste, résultat de l'évaluation, rapport de synthèse, préparation de la subvention, signature, puis rapports et demandes de paiement. Le compte et les rôles que vous mettez en place pour candidater sont ceux dont vous vous servirez pendant cinq ans, raison de plus pour les établir correctement plutôt qu'à la hâte.