Certificaat bij de financiële staten (CFS)

Een Certificate on the Financial Statements is een onafhankelijk accountantsrapport over de kosten die een begunstigde heeft gedeclareerd. Elke begunstigde van wie de gedeclareerde bijdrage een drempel bereikt (meestal €430,000 op basis van werkelijke kosten en eenheidskosten) moet het indienen bij het eindverslag, niet na elke verslagperiode.

De drempel geldt per begunstigde, niet per project. In een consortium van tien kunnen drie partners een certificaat nodig hebben en zeven niet; elke partner wordt beoordeeld op het eigen totaal over het hele project. Partners merken geregeld pas bij het samenstellen van het eindverslag dat zij de grens zijn gepasseerd.

De accountant werkt volgens een voorgeschreven procedure met vast omschreven bevindingen en geeft geen algemeen oordeel. Hij controleert steekproefsgewijs personeelskosten, urenregistraties, inkoop en andere kostencategorieën en rapporteert zijn bevindingen volgens een vast model. Het is geen vrijblijvende review; een accountantsverklaring met beperking is voor de Commissie een signaal om kritischer te kijken.

De kosten van het certificaat zijn zelf subsidiabele kosten. Begroot ze dus (enkele duizenden euro’s per partner) al bij het opstellen van het voorstel, in plaats van daar pas in de laatste maanden achter te komen, wanneer er geen begrotingspost meer is om ze op te boeken.

De eigenlijke functie is preventie. Begunstigden die de bewijsstukken gaandeweg verzamelen, komen er zonder problemen door; begunstigden die voor de accountant drie jaar aan urenregistraties reconstrueren, vinden de problemen dan en niet bij een audit door de Commissie twee jaar later. Dat is het goedkopere van de twee momenten.